Projektassistenz (m/w/d)

* Einrichtung und Verwaltung von Thinkprojekt / JIRA / Sharepoints / ELO Struktur / MS Teams Tasks
* Verwaltung und Archivierung der Projektdokumente (DL Vertragsdokumente, tpCDE)
* Vorbereitung und Nachbereitung aller Meeting Formate (JourFixe der Leitungsebene, fachliche JourFixe Arbeitsgruppen)inkl. Versand der Agenda vorab, Protokollierung, Nachverfolgung und
Tracking Erledigung Aufgaben tp DAN, Abstimmungen mit TTG im Rahmen der Vor und Nachbereitung von Meetings
* Dokumentation und Terminkontrolle
* Reisemanagement (Vor-, Nachbereitung, Buchung + Rechnungsfreigabe), Spesenabrechnung
* Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und Ablage erfolgter Entscheidungen
* Zuständig für Telefon, Post, Korrespondenz, Termine auf Leitungsebene
* Meeting und Veranstaltungsorganisation, Arbeitsplatz und Raumbuchungen, Bewirtung
* Ein- & Austritt von Mitarbeiter/Dienstleistern begleiten, Initiale Bestellungen für Projektteam (Soft-/Hardware, Fachapplikationen, VDE Normen, SAP Rollen, ELO Rollen, Laufwerken, Tools)
* Kontaktlisten (Mitarbeiterübersicht ) zentral und regional (Teilprojekte) regelmäßig pflegen

VORAUSSETZUNGEN:

* Hauptschnittstellen sind folgende:
* Fachbereiche u. ext. DLs: dient als erste Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben und Belange in Richtung Projektorganisation sowie den internen und externen Schnittstellen zum Projekt
* Stab: Pflege der Abwesenheiten von Mitarbeiter (SAP, Überwachung termingerechter Eingang der ärztlichen Bescheinigung und Versand an Stab), aktive Verwaltung Vertreterregelungen
* Projektpartner: zusätzlich zu o.g. Punkten, insb. auch die Verwaltung, Ablage und Koordination der Genehmigungsprozesse von Leistungsabrufen in Zusammenarbeit mit dem Einkauf
* Einkauf: Verwaltung, Ablage u. Koordination Genehmigungsprozess von Leistungsabrufen u. TSL Schreiben
* Kenntnisse mit JIRA, Sharepoints, MS Teams und ELO Struktur
* Erfahrung in der Schnittstellenfunktion im Rahmen der Projektmanagementoffice