Program Manager - Financial Process and ERP - Dutch Speaker - Amsterda

Financiën valt onder organisatieonderdeel Bedrijfsvoering en bestaat sinds 1 januari 2015. Het is een afdeling die volop in ontwikkeling is. Er werken ruim 500 medewerkers bij de rve F. Het managementteam bestaat uit: directeur, afdelingsmanager Debiteuren/Crediteuren, afdelingsmanager Grootboek, afdelingsmanager Planning, Control en Advies, afdelingsmanager Staf. Er is een voorgenomen besluit genomen om per 1-1-2018 te reorganiseren.

De rve Financiën staat voor een grote opgave. Naast het reguliere werk en het besluitvormingsproces over het reorganisatieplan van de rve Financiën voert de rve Financiën een groot verandertraject
uit met volgende doelstellingen:

1. Taakstellende reductie: in het kader van de effectieve overheid' moet de opbrengst van de reorganisatie van Financiën een kostenreductie van 6 m€ bedragen, te effectueren in de begroting 2018;
2. Kwaliteitsaanpak op functieniveau: een nadrukkelijke doelstelling van de concentratie van financiële functies in de rve Financiën is dat kwalitatieve meerwaarde wordt gehaald uit deze bundeling via verdere professionalisering en standaardisering van de functies binnen de rve Financiën.
3. Optimalisatie van werkprocessen: in het kader van het programma Doorontwikkeling Financiële Administratie is een 15- tal bedrijfsbrede financiële processen gestandaardiseerd. Vanuit de historie van 50 bedrijfseenheden met ieder een eigen bedrijfsvoering zijn nog veel functies van de bedrijfsvoering onduidelijk of dubbel belegd in de organisatie. Daarom moet nu een verdere efficiencyslag worden gemaakt door de dubbelingen weg te halen, gestandaardiseerde bedrijfsvoeringsprocesssen uit te voeren en te blijven verbeteren. Hiermee kunnen schaalvoordelen worden gerealiseerd;
4. Communicatie: de ondersteuning met communicatie van de hiervoor genoemde twee pijlers om de veranderingen te begeleiden en te stimuleren.

De samenhang en samenloop tussen al deze trajecten én het reguliere werk, zoals:
a) het voorbereiden en opstellen van de begroting 2018
b) het voorbereiden en opstellen van de jaarrekening 2017
c) de interim controle van de ACAM
d) Health Checks in het kader van FOO
e) Invulling geven aan de opgedragen kerntaken van de rve

Financiën:
Een up to date administratie en rapportages;
Geconsolideerde P&C producten
Goed werkende applicaties
P
- Het daarin bieden van een heldere programmastructuur voor het lijnmanagement van de rve Financiën dat betrokken is bij de verandertrajecten, de verschillende trajecten en in samenhang met het reguliere werk;
- Zorgen dat de resultaten vanuit de verschillende trajecten in samenhang worden uitgevoerd, door het regie voeren op de projectleiders uit de verschillende trajecten;
- Zorgen dat de verandering gaat leven in de organisatie en daadwerkelijk gaat leiden tot ander gedrag en verbeterde samenwerking tussen alle betrokken partijen, binnen en buiten de rve Financiën;
- Activiteiten voor het deel van de veranderopgave die bestaan uit:
- de verandering in houding,
- gedrag en samenwerking tussen de rve Financiën en de lijnorganisatie;
- nauwe samenwerking met de verantwoordelijke programmamanager van het programma Financiën op Orde.

Taken van de programmamanager:

- Regie voeren op de vier trajecten die tezamen de veranderopgave van de rve Financiën inhouden;
- Het aansturen van de programmaorganisatie;
- Het maandelijkse rapporteren over de voortgang van de programma activiteiten, uitnutting van toegewezen middelen, eventuele knelpunten en interventies;
- Het bewaken van het kritieke pad van (onderdelen van) de verandering, de onderlinge afhankelijkheden en de samenloop tussen de verandertrajecten en het reguliere werk;
- Zorgen dat er voldoende inzicht is in de planning en samenhang om MT van de rve Financiën in staat te stellen te prioriteren en sturen;
- Creëren van overzicht en het krijgen van grip: hoe lopen de verschillende verandertrajecten of deeltrajecten, waar is extra aandacht/capaciteit nodig, waar liggen belangrijke mijlpalen, welke interventies zijn nodig?
- Actief ophalen van signalen uit de organisatie over hoe de veranderingen worden beleefd;
- Bespreken met betrokken partijen wat er nodig is in houding, gedrag en samenwerking om de veranderingen echt te doen laten slagen en hieraan zelf actief bijdragen.

De programma manager rapporteert aan de Directeur van de rve Financiën en maakt deel uit van de MT Financiën gedurende de looptijd van het programma.

De Bevoegdheden van de programmamanager zijn de volgende:

- Samenstelling van zijn/haar definitieve programma team, in overleg met de opdrachtgever en het MTF;
- Het plegen van interventies die nodig zijn om de beoogde doelstellingen te realiseren CF. de gemaakte afspraken in het programmaplan.

Functie eisen

- Minimaal academisch werk- en denkniveau. Dit werk- en denkniveau is opgedaan door relevante werkervaring en/of een minimaal behaald HBO diploma.
- In de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar kennis van en ervaring met programmamanagement.
- In het bezit van de volgende competenties:
- Verbindend karakter op directieniveau;
- Stevige inhoudelijke sparringpartner voor kadersteller en Control;
- In de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar ervaring als eindverantwoordelijke met vergelijkbare ingrijpende reorganisatietrajecten.
- In de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar kennis opgedaan van financiële processen die zijn opgedaan in zowel het publieke- als het private domein.
- In de afgelopen 10 jaar minimaal 2 jaar ervaring met invoering van ERP systemen en de veranderingen die zich daarbij voordoen
- In de afgelopen 10 jaar minimaal 3 ervaring in het (semi-) publieke domein
- Beschikt IPMA-B/Programmamanagement certificering of hoger.