Regina Kapsner

Profil von Regina Kapsner  

Industriekauffrau und Diplom Wirtschaftsingenieurin (FH)

Projektassistentin  

Excel-Anwendungen inkl. VBA-Makro-Programmierung 

Organisation - Administration - Controlling  

Immobilien-, IT- und Bau-Projekte u.a. 

Einsetzbar: München und Umgebung oder remote  
 
Fremdsprachen  Englisch (sehr gut), Französisch (sehr gut) 

Italienisch (Grundkenntnisse)   

Berufserfahrung (Auszug) 

BG Phoenics GmbH (IT-Dienstleister mehrerer Berufsgenossenschaften) (02/2017 – heute) 

Projektassistenz im PMO 
Unterstützung der Projektleiter im administrativen Bereich, regelmäßige Aufbereitung der 

Monatsberichte inkl. Entwicklung und laufender Pflege von Excel-Makros zur Automatisie-

rung der umfangreichen Daten-Auswertung, Organigramme, Excel-Tools, Pflege von Daten 

in Navision; Benutzerbetreuung eines Sharepoint-Servers; Vorbereiten von Meetings, Er-

stellen von Präsentationen, Erarbeiten und Dokumentieren von Prozessen, User-Administ-

ration einer Austauschplattform („plone“) 

kbo-Sozialpsychiatrisches Zentrum gGmbH in Haar (06/2015 – heute)  

freiberufliche Unterstützung bei Förderabwicklung und Controlling 10/2018 – heute 
Vorbereiten und Prüfen von Anträgen und Verwendungsnachweisen für Fördermittel von 

Freistaat, Bezirk und privaten Spendengebern; Pflegen und laufende Weiterentwicklung 

der Excel-Tools zum Monatsreporting; Unterstützung der Teamleitung Controlling bei den 

laufenden Aufgaben.  
Förderabwicklung 03/2017 – 09/2018 
Erstellen von Anträgen und Verwendungsnachweisen für Fördermittel von Freistaat, Bezirk 

und privaten Spendengebern. 
Mitarbeit im Controlling 06/2015 – 09/2018 
Aufbereitung von Daten aus dem Buchhaltungsprogramm Amondis in Excel und Erstellung 

von Berichten, Entwicklung von Makros zur Automatisierung der Datenaufbereitung und 

Berichterstellung; Mitarbeit bei der Entwicklung neuer Formate für die Berichte mit mehr 

Informationsgehalt; Mitarbeit bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen; Mitarbeit bei der 

Einführung eines Datawarehouse-Systems (Phoebus); Analyse der Zahlen zu verschiedenen 

Fragestellungen.  

Dandl GmbH / Projektsteuerung (2009 – heute) 

Projektassistentin  
Laufende Pflege des Excel-Systems zur Zeiterfassung für die Mitarbeiter (Einzeldateien plus 

eine übergeordnete Auswertungsdatei); jährliche Anpassung.  
Excel-Lösungen zur Kostenermittlung und Kostenverfolgung; Entwicklung und Umsetzung 

eines Excel-Tools zur Arbeitszeiterfassung und Auswertungen; Mitarbeit bei der Einführung 

von elektronischer Archivierung mit „ELO“, Visualisierungen von Plänen mit MS Visio, Erar-

beiten von Ablaufdiagrammen für verschiedene Prozesse und Darstellung in MS Visio, 

überarbeiten von Terminplänen in MS Project; Powerpoint-Präsentationen, Dokumentatio-

nen redigieren, verschiedene Controlling-Tools in Excel, Erstellung von Geschäftsunterlagen  
Erstellen einer Excel-Anwendung für den Projektmanager einer Großbaustelle, mit deren 

Hilfe der termingerechte Eingang von über 1.000 Dokumenten überwacht und nachverfolgt 

wurde  
Mitwirken bei der Erstellung eines Lastenheftes, das oben genannte Excel-Anwendung und 

das Umfeld beschreibt, so dass eine Spezial-Software programmiert werden kann  

Ingenieurbüro Dr.-Ing. Martin Giersiepen, dbc beratende Ingenieure (2013 – 2018) 

Virtuelle Assistentin  
Unterstützung des Interim-Managers bei diversen administrativen Aufgaben; Adress-Re-

cherchen, Datenaufbereitung, Excel-Tabellen und -Diagramme für Projektberichtswesen, 

Powerpoint-Präsentationen, Pflege von Kontakten in Outlook-Datenbank; Empfang der 

Gäste bei Regionalveranstaltungen des DDIM (Dachgesellschaft Deutsches Interim Manage-

ment e. V.)  

Voit Services Bio-Partyservice und Catering (01/2016 – 12/2017)  

Restrukturierung der Administration   
Analyse der Abläufe in der Administration, Erarbeitung und Umsetzung von Vereinfachun-

gen, IT-Coaching  

Hein Consulting / Projektmanagement (2012 – 2016) 

Virtuelle Assistentin  
Entwicklung einer Excel-Lösung zum Projekt-Controlling; Übersetzungen Deutsch-Englisch  

Hanwha SolarOne GmbH (08/2015 – 04/2016) 

Assistentin für Sonderaufgaben  
Mithilfe bei der Schließung des Büros; Erstellen eines Projektplans, Veranlassen von fristge-

rechten Kündigungen von Verträgen, weitgehende Verwertung des Inventars, Vorbereiten 

und Durchführen der Räumung sowie Begleiten der notwendigen Renovierungen  

BG Phoenics GmbH (IT-Dienstleister v.a. der BG BAU und BGN) (2011 – 2012) 

Projektassistenz im PMO 
Unterstützung der Projektleiter im administrativen Bereich, Aufbereitung des Monatsbe-

richts, Organigramme, Excel-Tools, Pflege von Daten in Navision  

Hanwha SolarOne GmbH (vormals SolarFun) in Ismaning (2010 – 2011) 

Assistentin für Sonderaufgaben 
Fuhrparkbetreuung, Kostenübersichten, Betriebliche Altersvorsorge, diverse administrative 

und organisatorische Aufgaben und Umzugsplanung (Umzug von ca. 15 Personen)  

Münchner Rückversicherungs-Gesellschaft (07-08/2010) 

Projektassistentin in der Abteilung „Global Business Architecture“ 
Erfassen von Projekt-Unterlagen, laufende Aktualisierung, Kontrolle auf Vollständigkeit, Er-

stellung einer Präsentation mit den Daten daraus als Entscheidungsvorlage für den Vor-

stand  
 

DYWIDAG International GmbH (2006 – 2010) 

Assistentin der Geschäftsführung  
Alle üblichen Sekretariatsaufgaben, führen der Anwesenheitsliste sowie Auswertung von 

Überstunden, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Ablage, Büromaterialverwaltung, 

Sonderaufgaben im Controlling 
 

Lebensmitteleinzelhandel (2004 – 2006) 

Franchisenehmer  
Suche von geeigneten Standorten für Filialen, Kontakt zu Maklern, Verhandlung mit Ver-

mietern, Organisation und Vorbereitung der neuen Filialen, Einstellung von Mitarbeitern, 

Führen der Filialen, Verwaltung, Materialdisposition, Verträge mit lokalen Dienstleistern 
 

Falk Capital AG (vormals Falk & Partner GmbH & Co. KG) (Initiator von Geschlossenen Immo-

bilienfonds) (1998 – 2004)  

Als Assistentin des Kaufmännischen Leiters bzw. des Finanzvorstands  
Mitarbeit bei der Neukonzeption des Controlling und der Kostenrechnung über Datev (Sys-

tematik der Kostenstellen und Kostenträger, Inhalt und Aufbau des Betriebsabrechnungs-

bogens, aussagekräftige Auswertungen) 
Umsetzung des Konzepts und laufender Verbesserungen, Erstellung diverser Buchungs- 

und Verfahrensanweisungen und Dokumentation 
Ordnungsgemäße und termingerechte Auswertung der Kostenrechnung für die Kostenstel-

lenverantwortlichen 
Liquiditätsüberwachung: Aufbau eines Systems für 4 Konzernfirmen, Optimierung der Ab-

läufe, Umsetzung in Excel-Dateien, ständige Anpassung / Weiterentwicklung gemäß wech-

selnden Erfordernissen, monatliche Soll-Ist-Betrachtung, Beschaffung und Aufbereitung 

von Daten für die Liquiditäts-Planung durch die Kaufmännische Leitung,  
EDV-technische Betreuung der Abteilung Rechnungswesen: Administration von Datev und 

Online-Banking-Software 
Einkauf von Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fuhrparkverwaltung, Versicherungen, Lea-

singverträge, interne Umzüge, Einrichtung externer Standorte, Beschaffung von Zeitarbeits-

Personal und Aushilfen  
 
 

Stadtwerke Rosenheim (05/1997 – 03/1998) 

Diplomarbeit „Betriebsvergleich von Müllverbrennungsanlagen“: Beschaffung und Auswer-

tung von Daten fast aller Müllverbrennungsanlagen in Deutschland 
Sonderaufgaben (Schichtplan-System in Excel) 
 

Agence Régionale de Développement du Limousin, Limoges (Praktikum) (03-10/1996) 

Vorbereitung einer Messe: Daten der teilnehmenden Firmen für Messekatalog und Daten-

bank aufbereiten; Begleitung der Erstellung des Messekatalogs und der Prospekte; Infor-

mationsbeschaffung für verschiedene Projekte 
 

Bosch-Siemens Hausgeräte GmbH in Traunreut (1989 – 1995)  

Werkstudentin (vorher Auszubildende zur Industriekauffrau)  
Mitarbeit bei der Einführung eines Akkordabrechnungsverfahrens über PC, Umsetzung in 

Excel, Testbetrieb, Schulung der Anwender, Präsentation bei Entscheidungsverantwortli-

chen und Betriebsrat, Betreuung und laufende Verbesserung des Produktivbetriebs  
Einführung eines dezentralen Bestellwesens für Büromaterial über SAP, Schulung der Mit-

arbeiter in der SAP-Bestellabwicklung für Sachleistungen  
Einführung eines Organisationshandbuchs: Strukturierung und Aktualisierung vorhandener 

Organisationsmitteilungen  
Reorganisation des Archivs: Bestandsaufnahme, Bereinigung nach Aufbewahrungsfristen, 

Segmentierung in Bereiche  
 
 

EDV-Kenntnisse  MS Office (Versionen bis Office365); Excel inkl. VBA-Makro-

Programmierung, Word, Outlook, Powerpoint; Windows; Lotus Notes, 

Sharepoint; Jira, Servicemanager 

Navision, MS Visio, MS Project, Wordpress, User-Administration in “Plone” 

Weitere Erfahrungen: Gründung von „Rockzipfel München e.V.“ Coworking-Space für Eltern 

www.rockzipfel-muenchen.de

 (2013-heute); Engagement im Elternbeirat 

des Waldorfkindergarten Neufarn e.V. (2015-2019); Mitarbeit im Vorstand 

des Gewerbeverband Poing (2010-2015); aufgewachsen auf einem erfolgrei-

chen landwirtschaftlichen Betrieb, Mithilfe -> Unternehmerisches Denken, 

zupackende und rationelle Arbeitsweise, gesunder Menschenverstand vor-

handen   

Geboren am 09.12.1969; 1 Sohn (geb. Juli 2012) 

Anschrift 

Kapsner GmbH  

Keltenstr. 5  

85586 Poing  

Tel.  

08121 25 74 117 

Mobil  

0151 174 010 94 

e-mail 

[email protected] 

Webseite  www.regina-kapsner.de