Knigge für Freiberufler – Umgangsformen, die Sie beim Kunden beachten sollten
Als Freiberufler ist der Einsatz in vielen verschiedenen Unternehmen meist ein fester Bestandteil des Berufsalltags. Umgangsformen in Form von Knigge begleiten Sie bereits im Privatleben, doch auch in der Arbeitswelt und vor allem bei Kunden sollten Sie das eigene Auftreten genauer betrachten, um einen möglichst guten Eindruck zu hinterlassen. Ich stelle Ihnen deswegen in diesem Beitrag die wichtigsten Regeln vor, die Sie bei Ihrem Einsatz beim Kunden unbedingt einhalten sollten.
Der erste Eindruck
Der erste Eindruck prägt bekannterweise alle darauffolgenden Eindrücke. Umso wichtiger ist es also, bei der ersten Begegnung auf die Details zu achten, um sich einen guten Eindruck zu sichern. Begegnen Sie Ihrem Gegenüber mit einem freundlichen, respektvollen Umgang und achten Sie auf Ihre Signale. Bewusste und unbewusste Signale können Sie aktiv verändern oder bereits im Voraus beeinflussen. Hierzu gehören Ihre Kleidung und auch die Wahl Ihrer Accessoires oder des Parfüms. Die Wahl Ihres Outfits sollte zum Unternehmen, aber auch zu Ihrer eigenen Person und zu dem, was Sie vermitteln möchten, passen.
Auch Ihre Ausdrucksweise, Mimik und Körperhaltung prägen maßgeblich den ersten Eindruck. Diese Wahrnehmungen werden laut Studien im ersten Gespräch primär wahrgenommen. Der Inhalt Ihres Gesprächs trägt an dieser Stelle also nur sekundär zu dem Bild bei, dass sich Ihr Gesprächspartner bei der ersten Begegnung von Ihnen macht.
Vorstellung und Anrede
Die erste persönliche Vorstellung beim Kunden scheint zunächst ein Leichtes zu sein. Doch auch hier gibt es Details, auf die in manchen Unternehmen viel Wert gelegt wird und die Sie bei Ihren ersten Begegnungen mit den Mitarbeitern und Vorgesetzten beachten sollten, um so den positiven ersten Eindruck zu wahren. So sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass der Rangniedrigere die Begrüßung übernimmt. Sollten die Gesprächsbeteiligten den gleichen Rang haben, begrüßt derjenige, der zuerst den Blickkontakt hatte.
Betritt man einen Raum, in dem sich bereits Personen befinden, so ist es gang und gäbe, als Eintretender ebenfalls die Begrüßung zu übernehmen. Achten Sie bei der Anrede unbedingt auf den Titel des Gesprächspartners, selbst wenn derjenige den eigenen Titel nicht erwähnt. Möglicherweise hilft Ihnen da ein Namensschild oder Sie informieren sich im Voraus.
Körperhaltung und Blickkontakt
Wie oben bereits erwähnt, trägt Ihre Körperhaltung maßgeblich dazu bei, positive oder negative Signale zu vermitteln. Bei der Kommunikation und Begegnung mit anderen Personen ist das Wichtigste die Distanz. Wird die gängige Distanz von einer Armlänge nicht gewahrt, kann dies sehr schnell als unangenehm wahrgenommen werden.
Ebenfalls sollten Sie möglichst aufrecht, aber auch entspannt gehen und stehen. Dies vermittelt Selbstbewusstsein und Kompetenz. Auch der Blickkontakt beim Gespräch gehört unbedingt dazu. Als Zeichen von Respekt vermitteln Sie hierdurch, dass Sie Ihre volle Aufmerksamkeit Ihrem Gegenüber widmen.
Termine und Wartezeiten
Sie haben einen vollen Terminkalender oder es kommt etwas Unerwartetes dazwischen und Sie verspäten sich bei Ihrem Kunden? Diese Situation versuchen Sie natürlich, so gut es geht zu vermeiden. Es kann aber trotzdem passieren, dass Sie ungewollt zu spät zu einem Termin erscheinen.
Auch hier zählt dann der Umgang und die richtige Kommunikation, um nicht respektlos zu erscheinen. Teilen Sie den Teilnehmern Ihres Termins unbedingt rechtzeitig mit, dass Sie sich verspäten und wann Sie voraussichtlich erscheinen werden.
Sollte die Situation umgekehrt auftreten und Sie sind derjenige, der auf den Gesprächspartner wartet, so sollten Sie auf jeden Fall mindestens 5 Minuten warten, bevor Sie sich erkundigen, ob der Termin noch stattfindet. Ab einer halben Stunde Wartezeit ist es durchaus angemessen, einen anderen Termin vorzuschlagen.
Smalltalk und aktives Zuhören
Smalltalk gehört mittlerweile schon zum guten Ton, selbst in einem förmlichen Gespräch. Auch wenn es stellenweise nicht einfach ist, einen lockeren Gesprächseinstieg zu finden, sollten Sie darauf achten, durch den Blickkontakt und die Körperhaltung zu vermitteln, dass Sie durchaus Interesse zeigen. Aktives Zuhören hilft Ihnen dabei, Anhaltspunkte zu finden, um passende Rückfragen zu stellen und das Gespräch dadurch lockerer zu gestalten.
Noch Fragen?
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