Team Assistenz - Back Office

Für ein Kundenprojekt in München suchen wir derzeit eine/n Assistenz für das Back-Office (w/m)

PROJEKT START: Asap

PROJEKTDAUER: 12 Monate+

STANDORT: München

PROJEKTAUFGABEN:

-Back-Office-Aufgaben für eine internationaltätige Serviceorganisation
-Hotline Support für die Endkunden
-Unterstützung sämtlicher Ersatzteilbeschaffungen von der Angebotsanfrage beim Bestandslieferanten, über die Angebotserstellung für den Endkunden und den Versand von Ersatz-, Verschleißteilen und Verbrauchsmaterialien in enger Abstimmung mit den RSMs und Branchemanagern
-Unterstützung/Verwaltung des zentralen Ersatzteillagers
-Bearbeitung von Reparatursendungen
-Vorbereitung von Serviceeinsätzen, d.h. deren Terminkoordinierung mit Sublieferanten und Kunden, die Reiseplanung, sowie Hotel- und Flugbuchungen, Shuttle-Services, Bewirtungsanmeldungen und erforderliche Visabeschaffungen
-Kontrolle des Trouble-Ticket Systems. (Tracking der Incidents, Aktualisierung von Einträgen, Erstellung der monatlichen Statistikreports über neue, erledigte und offenen Servicefälle)
-Erstellung der monatlichen Berichte zu Umsätzen und Kosten der einzelnen Serviceprojekte in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Servicemanagern und dem Controlling
-Unterstützung der Servicemanager bei der Erstellung der Planzahlen für die nächste Planungsperiode
-Pflege der Preislisten für Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien, Servicedienstleistungen und einzelner Ersatzprodukte
-Unterstützung bei der Beschaffung notwendiger Dokumente für Verträge wie Vollmachten, Bankgarantien, Steuerbescheinigungen, notarielle Beglaubigungen, Apostillen und gerichtlich beglaubigte Übersetzungen etc.
-Vorbereitung der Unterlagen für die Reisekostenabrechnungen
-Organisation und Protokollierung der monatlichen Gespräche zwischen Vertrieb und Service
-Unterstützung bei der Erstellung von Maintenance-Angeboten KENNTNISSE:
-Eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung
-Mehr als > 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich und im Service oder Projektumfeld
-Gutes technisches Verständnis
-Wir suchen jemanden mit folgenden Soft Skills: Organisationsgeschick, Flexibilität,
-Belastbarkeit, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und wichtig ist auch
-Durchsetzungsvermögen
-Sehr gute Kenntnisse mit MS Office, insbesondere Excel und Word
-Sehr gute Deutsch und Englisch Kenntnisse: sicher in Wort und Schrift !
-Vorteilhaft sind weitere Fremdsprachen wie Französisch und/oder Spanisch, Russisch

Diese Position ist ab sofort zu besetzen. Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, dann freue ich mich auf Ihren aktuellen und detaillierten Lebenslauf, unter Angabe Ihres frühesten Eintrittstermins und Ihren Stundensatzvorstellungen. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Priscilla Rodrigues

Tel.: +49 (0) 89 83 93 06 10