Projektassistenz (m/w)

Aufgaben:

- Back-Office-Aufgaben für international tätige Serviceorganisation
- Hotline Support
- Unterstützung sämtlicher Ersatzteilbeschaffungen von der Angebotsanfrage beim Lieferanten über die Angebotserstellung für den Endkunden und den Versand von Ersatz-, Verschleißteilen und Verbrauchsmaterialien in enger Abstimmung mit den RSMs und Branchmanagern.
- Unterstützung/Verwaltung des zentralen Ersatzteillager
- Bearbeitung von Reparatursendungen
- Vorbereitung von Serviceeinsätzen, deren Terminkoordinierung mit Sublieferanten und Kunden, die Reiseplanung, sowie Shuttle-Services, Bewirtungsanmeldungen und erforderliche Visa-Beschaffungen.
- Kontrolle des Trouble-Ticket Systems. (Tracking der Incidents, Aktualisierung von Einträgen, Erstellung der monatlichen Statistikreports über neue, erledigte und offenen Servicefälle.)
- Erstellung der monatlichen Berichte zu Umsätzen und Kosten der einzelnen Serviceprojekte in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Servicemanagern  und dem Controlling.
- Unterstützung  der Servicemanager bei der Erstellung der Planzahlen für die nächste Planungsperiode.
- Pflege der Preislisten für Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien, Servicedienstleistungen und einzelner Ersatzprodukte
-Unterstützung bei der Beschaffung notwendiger Dokumente für Verträge wie Vollmachten, Bankgarantien, Steuerbescheinigungen, notarielle Beglaubigungen, Apostillen und gerichtlich beglaubigte Übersetzungen etc.
- Vorbereitung der Unterlagen für die Reisekostenabrechnungen.
- Organisation und Protokollierung der monatlichen Gespräche (Telcos) zwischen Vertrieb und Service.
- Unterstützung bei der Erstellung von Maintenance-Angeboten

Skills:

- abgeschlossene technische oder kaufmännische Berufsausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im Service oder Projektumfeld
- Organisationsgeschick, Vielseitigkeit, Flexibilität sowie Belastbarkeit
- Erfahrungen mit MS Office: sehr gut, insbesondere Excel und Word
- Englisch in Wort und Schrift
-  weitere Fremdsprachen sind von Vorteil (Spanisch, Französisch)

Wir freuen uns auf die Zusendung Ihrer vollständigen Unterlagen unter Angabe der Referenznummer.