Projektassistenz/Dokumentenmanagement (w/m)

Projektassistenz/Dokumentenmanagement (w/m)

Für unsere Mandantin, ein internationaler Pharmakonzern in Basel, suchen wir eine flexible, kontaktfreudige und kommunikationsstarke Persönlichkeit.

Hauptaufgaben Projektassistenz:

- Assistent/in des Projektleiters sowie des Projekt-Managementteams
- Vorbereitung von Sitzungen sowie deren Nachbereitung, Protokollführung
- Agendaführung und Terminkoordination/-organisation
- Organisation von Reisen und Erstellung von Spesenabrechungen
- Unterstützung bei der Organisation von Projekt-Events (Social Events, Workshops)
- Organisation und Verwaltung der für das Projekt benötigten Infrastruktur und Arbeitsmittel
- Bestellwesen (Büromaterial, IT-Material, Mineralwasser, Kaffee etc.)

Hauptaufgaben Dokumentenmanagement:

- Operative Projektunterstützung in Bezug auf Dokumentenmanagement (organisatorische Aufgaben als auch Systempflege) nach Bedarf
- Ablage und Archivierung von Projektdokumenten (ELVIS und PKM)
- Terminverfolgung und Einholen von Unterschriften für Projektdokumente nach Bedarf
- Unterstützung des konkreten Projektmanagementteams in der Dokumentenverwaltung
- Sicherstellung von Ablagestrukturen in den Systemen mit dem Ziel der Werksdokumentationsübergabe nach Bedarf
- Unterstützung Werkdokumentation im System ELVIS

Berufliche Anforderungen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Kenntnisse oder schnelle Lernbereitschaft für interne IT-Programme (g-mail, g-calendar, touchpoint, ELVIS)
- Gute PC -Kenntnisse, Microsoft Office Programme (Word, Powerpoint, Excel)
- Offenheit und Lernbereitschaft für projektinterne IT-Programme (PKM-Plattform)
- Gut planen und organisieren können
- Flexibel, einsatzbereit und belastbar
- Umgängliche und freundliche Persönlichkeit
- Erfahrung in Gross-Projekten (sehr wünschenswert)

Persönliche Anforderungen:

- Gute Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
- Flexibilität/Anpassungsfähigkeit (wichtig)
- Bewahrt Ruhe in hektischen Situationen
- Flair für Qualität und unternehmerisches

Denken Sprachen:

- Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Good to know you!