Business Analyst ERP

Het ERP programma van onze klant heeft tot doel om de financiële, HR en Techniek processen met behulp van de SAP technologie te standaardiseren en rationaliseren. De implementatie van de SAP software is in handen van SAP implementators die daarin bijgestaan worden door projectteams van onze klant. Naast een project manager, proces eigenaren, key users en business analisten bestaat dit ook uit een ICT team (architecten, ontwerpers, programmeurs, testers) dat verantwoordelijk is voor de integratie van de SAP software met de raakvlak-applicaties bij onze klant. Voor de invoering van SAP wordt gewerkt in verschillende fasen. In fase 1 worden de financiële processen, HR processen en aankoop (onderdeel van Techniek) van niet-magazijngoederen geïmplementeerd. In fase 2 worden de Magazijngoederen en het Investeringsbeheer opgestart.
In 2016 wordt voor fase 1 de implementatie verder afgerond (go live van de Financiële en aankoopprocessen was reeds op 4/1/2016, de invoering van Core HR is voorzien voor 1/1/2017). Vanaf 2017 wordt eveneens een nieuwe supportorganisatie opgestart.
Fase 2 wordt opgestart in september 2016 en voorziet in twee onderdelen, namelijk een voorstudie waarbij de functionele vereisten worden gecapteerd en een tweede deel waarbij de eigenlijke implementatie wordt uitgevoerd. Het eerste onderdeel wordt grotendeels in 2016 uitgevoerd en resulteert in de opmaak van een bestek dat wordt gepubliceerd begin 2017. Vanaf dan volgen dan de selectie van de implementator, de voorbereiding door de business en de effectieve implementatie van de nieuwe onderdelen van het ERP systeem.

Het ERP team zoekt versterking voor het uitvoeren van de geplande business analyse activiteiten in het kader van de voorstudie, de voorbereiding tot de implementatie en de implementatie zelf en dit voor de procesgroepen rond aankoop van magazijngoederen, magazijnbeheer en investeringsbeheer.

1) Voorstudie (aankoop magazijngoederen, magazijnbeheer en investeringsbeheer)
- De voorstudie heeft als doel het capteren van de business vereisten en het schrijven van een bestek voor implementatie. Voor het uitvoeren ervan wordt beroep gedaan op een externe partij. Deze partij zal kennis binnenbrengen van de processen in SAP en zal de business vereisten inschalen ten opzichte van de standaard SAP processen.
- De business analist zal samen met vertegenwoordigers uit de business de juiste vereisten helpen capteren en inhoudelijke ondersteuning geven zowel naar de business toe als naar de externe partij.
- Hij/zij zal hierbij de consistentie bewaken met de project scope
- Hij/zij zal inhoudelijke ondersteuning geven aan de project manager(s) tijdens de opmaak van de bestekken voor dit project.
- Hij/zij analyseert, bespreekt en beschrijft de vereiste processen uit de scope en tekent deze uit in de hiervoor ter beschikking gestelde tool en binnen de standaard (BPMN).
- Hij/zij helpt mee in de organisatie van de nodige workshops en capteert hiervan het resultaat. Hierbij horen ook analyses uit te voeren samen met de business vertegenwoordigers.
- De Business Analist geeft input aan het ICT-team in het kader van de ICT vereisten en verwerkt eveneens de standaarden van ICT in de bestekken.
- Hij/zij inventariseert en analyseert de vereiste integraties en bespreekt deze met de solution architecten en functioneel analisten.
- De Business Analist werkt actief mee in het uitschrijven van de bestekken die zullen leiden tot de selectie van de SAP implementator.

2) Voorbereiding implementatie
- De Business Analist neemt actief deel aan de gesprekken die leiden tot de selectie van de implementator. Hij/zij zal actief meewerken aan het beantwoorden van de vragen van potentiële implementatoren.
- Tijdens deze periode kunnen nieuwe of gewijzigde vereisten ontstaan die de Business Analist zal documenteren.
- In aanloop naar de implementatie zal de Business Analist zelfstandig voorbereidende werkgroepen begeleiden en inhoudelijk ondersteunen. Voorbeeld hiervan is het opzetten van een artikelcatalogus, die samen wordt opgezet met de business verantwoordelijken.
- De business analyst ondersteunt de projectmanager in de voorbereiding van de organisatie van workshops met de business.
- De business analist volgt actief de voortgang in de organisatie en ontwikkeling van de toekomstige integratielijnen en volgt mee de verschillende raakvlakken op met de processen in scope.

3) Ondersteuning blauwdruk
- De business analist faciliteert de SAP implementator in het capteren en detailleren van de business vereisten tijdens de blauwdruk workshops
- De business analist bewaakt mee de scope van het bestek (vereistenbeheer)
- De business analist helpt de proces eigenaren en key users in de inhoudelijke vertaalslag tussen de huidige werkwijze en de SAP processen te maken
- De business analist faciliteert de SAP implementator in het oplossen van gedetecteerde "Gaps". Hij/zij is de link tussen de implementator en de business en bespreekt hiervoor de aangereikte oplossing met de business en bezorgt de implementator de nodige feedback vanuit de business
- De business analist ondersteunt de project manager in de opmaak en analyse van eventuele scope en business wijzigingen (change management proces)

4) Uitschrijven gedetailleerde raakvlak-processen
- De business analist voert gebruikersinterviews uit en beschrijft in detail de processen van de raakvlakcomponenten. Dergelijke beschrijvingen bevatten gedetailleerde BPMN zwembaandiagrammen met aanduiding van de gebruikte AS IS applicaties. Idem voor de toekomstige processen
- Dit geeft input aan het ICT team ter realisatie van de te bouwen integraties.

5) Ondersteunen data migratie
- De business analist faciliteert de business (proces eigenaren, key users) in het opkuisen van de te migreren data en helpt mee met de verrijking van deze data
- Hij/zij faciliteert de SAP implementator in de data migratie
- Hij/zij helpt mee aan de mogelijke archivatie van gegevens
- De business analist documenteert de gehele data migratie

6) Ondersteunen testen
- De business analist controleert de volledigheid van de scope (de vereisten) aan de testscenario's (de scenario's zelf worden opgeleverd door de implementator)
- De business analist geeft ondersteuning tijdens de testen en volgt de voortgang op
- Hij/zij volgt samen met de project manager de volledigheid op van de oplevering van het bestek.

7) Informatie uitwisseling

- Tijdens het gehele proces dient de business analist veelvuldig informatie uit te wisselen met vertegenwoordigers van de business, de raakvlakken, andere bussiness analisten en change managers.
- De Business Analist zal ingeschakeld worden voor het opstellen van business regels, uitschrijven en verspreiden van handleidingen met betrekking tot het project en het geven van introducties met betrekking tot de aangepaste processen.