Vincent Chowanietz
 - 20. November 2018

Einsatz von externen Dienstleistern in IT-Projekten

Externe Dienstleister in IT-Projekten

Unternehmen sind vermehrt verunsichert, wenn es um den Einsatz von Externen im eigenen Unternehmen geht. Dabei geht der Trend besonders im IT-Umfeld zum Einsatz externer Spezialisten. Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Zusammenarbeit und worauf sollte man bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters achten?

In unserer Beitragsreihe möchten wir Sie über die aktuelle Gesetzeslage sowie die Vor- und Nachteile verschiedener externer Lösungen informieren. Wir möchten Ihnen Tipps mitgeben, wie Sie den Einsatz der Externen besser steuern und sicherer gestalten können. In diesem Beitrag haben wir uns die Ergebnisse unserer Kundenumfrage „Einsatz von Externen im IT-Umfeld“ genauer angeschaut. Sie erhalten einen Einblick, was anderen Unternehmen bei der Beschaffung externer Ressourcen wichtig ist und welchen Herausforderungen Sie hier gegenüberstehen.

Engpass: Personelle Ressourcen

Laut Bitkom gab es in 2016 51.000 offene Stellen im IT-Bereich, dem standen 26.200 verfügbare Informatiker gegenüber. Vor dem Hintergrund der IT-Arbeitsmarktentwicklung in den letzten Jahren werden die aktuellen Zahlen für das Jahr 2018 nicht viel anders aussehen. Das zeigt, dass der Bedarf an IT-Spezialisten enorm ist – ohne, dass er ansatzweise gedeckt werden kann.Scheinselbstständigkeit

Dies spiegelt sich auch in den Ergebnissen unserer Kundenumfrage wider: Der am häufigsten genannte Engpass sind fehlende Ressourcen. Durch die zunehmende technische und fachliche Komplexität steigen die Anforderungen und Ansprüche an jeden einzelnen IT-Mitarbeiter. Intern fehlen vor allem Entwicklerkapazitäten in Quantität und Qualität.

Sobald ein Mitarbeiter zur Festeinstellung gesucht wird, zeigen unsere Umfrageergebnisse, dass es gut 6-12 Monate dauert, bis eine offene Stelle im IT-Bereich mit einem geeigneten Bewerber besetzt ist. Um das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten, eigene Mitarbeiter zu entlasten oder Projekte nicht zu gefährden, greifen Unternehmen in diesen Fällen häufig auf Beratungshäuser wie uns zurück. Wir füllen die Lücken interimsweise durch eigene interne oder externe Spezialisten, sodass das Tagesgeschäft abgesichert ist und Projekte ohne Verzögerung laufen.

Die Ursachen der Nachfrage nach externen IT-Spezialisten sind prinzipiell verschieden. Neben der interimsweisen Aushilfe bei vakanten Stellen, sind es meistens folgende Ausgangslagen:

  • Durch die interne IT-Strategie besteht beispielsweise kein eigenes Entwicklerteam im Unternehmen: In diesen Fällen wird also die komplette Entwicklung zu 100% ausgelagert.
  • Abhängigkeiten von temporären IT-Projekten.
  • Für neue Technologien wie Fiori oder AdobeForms besteht noch nicht (ausreichend) Wissen im Unternehmen, sodass es „von außen zugekauft“ wird.

Engpass: Projektmanagement & Budget

Neben den personellen Engpässen beschreiben eine Vielzahl der Kunden „Projektmanagement“ selbst als Engpass: Projekte laufen häufig parallel zum Tagesgeschäft. Projektleiter stehen vor der Herausforderung, im Rahmen des Projekts nicht nur sauberes Projektmanagement auszuführen, sondern auch agile State-of-the-Art-Ansätze wie Scrum oder PRINCE2 zu implizieren – häufig ein Spagat zwischen Realität und Theorie.

Ein dritter oft genannter Engpass betrifft die finanzielle Ausgangslage: Entscheider berichten von knapp kalkulierten Budgets, mit denen Sie externe Dienstleistungen einkaufen sollen. In keinem Verhältnis stünden dazu häufig die Anforderungen an das, was geliefert werden soll.

Beratungshäuser kennen diesen Engpass natürlich auch – aus der Gegenperspektive. Der Kunde muss entscheiden, ob der Preis für ihn das ausschlaggebende bzw. das K.o.-Kriterium ist. Auch sollte man darüber sprechen, was der Kunde überhaupt mit „günstig“ oder „teuer“ meint. Und worauf es ihm bei einer Zusammenarbeit ankommt. Als mindsquare handeln wir nach Harvard: Wir streben stets eine Win-win-Situation an und sind an einer langfristigen Partnerschaft auf Augenhöhe interessiert. Wir wollen unsere Kunden und deren Situationen verstehen.

Engpass: Dienstleister

IT-Beratungshaus vs Freelancer

Last but not least: Der Engpass Dienstleister. Bemängelt wird die fehlende Verlässlichkeit bzgl. der Einhaltung von Terminabsprachen und Ergebnissen. Resultat sind erneute Schleifen der Absprachen innen und außen und ein damit einhergehendes plus an Zeitaufwänden – Zeit, die an anderer Stelle wieder fehlt.

Wie gehen wir als Beratungshaus beispielsweise mit dem Thema Verlässlichkeit um? Wir tragen bereits im ersten Schritt unseres Vertriebsprozesses Sorge dafür, Ihr Anliegen und Ihre Anforderungen zu verstehen, damit Sie am Ende ein Ergebnis nach Ihren Vorstellungen und Wünschen erhalten. Ein richtiges Verständnis Ihrer Anforderungen ist die Basis für ein erfolgreiches gemeinsames Projekt. Durch eine zielgerichtete Bedarfsanalyse können wir prüfen, ob wir den Bedarf bedienen können. Denn nur, wenn wir auch davon überzeugt sind, liefern wir.

Im Rahmen unserer Kundenprojekte erhalten Sie wöchentlich einen Status-Bericht, sodass Sie stets über den Verlauf des Projektes informiert sind. So kommt es nicht zu ungewollten Überraschungsmomenten.

Fazit

Die Gegebenheiten am Arbeitsmarkt sind in der kurzen und mittleren Frist zu akzeptieren. Bevor es zu negativen Auswirkungen durch unbesetzte Stellen kommt, ist die Option, sich interimsweise Erleichterung zu verschaffen, ein solider Weg. Das Geld, das Sie als Kunde für den Einsatz zahlen, zahlt sich an anderer Stelle wieder aus: Unterbesetzung wird entgegengewirkt, Sie haben zufriedene Mitarbeiter, beugen Fluktuation vor – um nur die Ebene des Arbeitsklimas zu betrachten. Auf der Effizienzebene erhalten Sie das Tagesgeschäft aufrecht, führen Ihre Projekte zum Erfolg und beugen so (in-)direkten finanziellen Schäden vor.

Um Projekte auf der reinen PM-Schiene sauber auszuführen und agil auf kurzfristige Änderungsanforderungen eingehen zu können, ist stringentes Projektmanagement eine unerlässliche Tugend. Sofern intern keine Experten dafür verfügbar sind, so ist es eine Überlegung wert, sich Hilfe von außen zu holen und Berater mit entsprechenden Zertifizierungen und Expertise anzufragen. Sorgen Sie von Anfang an dafür, dass Ihre Projekte erfolgreich laufen werden – und zwar bereits in der Planungsphase.

Zum Thema Budget müssen Sie sich darüber Gedanken machen, worauf Sie bei der Beauftragung externer Unterstützung Wert legen. Es wird immer einen günstigeren Anbieter geben. Unsere Aufgabe ist es, die Salienz des Kunden zu sensibilisieren, dass sich „Preisdrückung“ langfristig auf die Qualität auswirken wird.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleister ist es wichtig miteinander zu sprechen – auf Augenhöhe. In Zeiten des Internets ist es umso wichtiger einen persönlichen und verlässlichen Ansprechpartner zu haben, dem Sie all Ihre Fragen stellen können, der Ihnen zuhört, Sie versteht: Vor, während und nach dem Projekt. Wählen Sie einen verlässlichen Partner, mit dem Sie Ihre Projekte erfolgreich machen und der Ihre Qualitätsansprüche bedienen kann. Kontaktieren Sie mich gerne, wenn Sie Fragen zum Einsatz externer IT-Spezialisten haben.



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